Следуя ей, вы сможете корректно выгрузить, проверить и отправить отчет о контингенте учащихся в OrtaBilim.
1. Доступ к разделу отчета
Перейдите в раздел “Отчет OrtaBilim” по прямой ссылке: https://www.bilimclass.kz/2025/reports/ortabilim
2. Отчётный период
Когда сдаётся отчёт
Отчёт по контингенту необходимо сдавать каждого 1 числа месяца.
Отчёт формируется за прошлый месяц и охватывает период:
со 2 числа предыдущего месяца по 1 число текущего месяца (включительно).
Примеры:
- отчёт 1 марта — за период с 2 февраля по 1 марта;
- отчёт 1 апреля — за период с 2 марта по 1 апреля;
- отчёт 1 мая — за период с 2 апреля по 1 мая.
Отчёт за январь формируется в два этапа в связи с переходом со старой структуры отчётности. Первая часть охватывает период с 16 декабря по 15 января включительно и сдаётся 15 января. Отчёт за январь (вторая часть), который сдаётся 1 февраля, формируется за сокращённый период — с 16 января по 1 февраля включительно. Это разовое исключение.
3. Выбор отчетного периода и выгрузка файла
1. В левом фильтре выберите месяц отчета.
2. Нажмите кнопку “Выгрузить данные”.
3. На ваш компьютер скачивается файл в формате .xlsx, содержащий данные всех учеников вашей школы за выбранный период.
4. Откройте этот файл.
4. Работа с таблицей и проверка данных
Перед отправкой отчета необходимо проверить все данные в таблице.
4.1 Основные столбцы для проверки
1. Количество учеников
Сравните количество учеников в выгруженном файле с фактическим количеством учеников, которые должны учиться в вашей школе.
- Если в файле больше учеников, чем фактически учатся - удалите их из таблицы, затем также можете удалить их с BilimClass.
- Если в файле меньше учеников, чем фактически учатся - значит, этих учеников нет в BilimClass. Просто добавить их в файл нельзя, так как система не примет файл с количеством учеников больше, чем в BilimClass. Сначала добавьте недостающих учеников в систему, затем заново сделайте выгрузку, чтобы количество учеников в файле совпадало с фактическим количеством учащихся.
Для добавления недостающих учеников воспользуйтесь инструкцией по добавлению ученика в BilimClass:
https://help.bilimland.kz/l_rus/knowledge_base/item/317352
2. ИИН
- Должен состоять из 12 цифр.
- Не допускаются дубликаты.
3. Категория ученика
- HomeBasedEducation - Обучающиеся на дому
- SpecialEducationalNeeds - Дети с особыми образовательными потребностями
- SpecialCorrectionClasses - Ученик специальных коррекционных классов
- GeneralEducationClasses - Учащиеся общеобразовательных классов (нормотипичный)
4. Тип класса
- general - общеобразовательный класс
- special - коррекционный класс
- other - другой тип класса
5. Смена
- Только цифры: например, 1, 2.
4.2 Основные правила работы с таблицей
1. Проверяйте учеников строго за выбранный отчётный период (со 2 числа предыдущего месяца по 1 число текущего месяца).
2. В отчетах указывайте всех детей, которые находились в школе в промежутке между отчетными периодами, включая тех, кто прибыл и выбыл в этот период.
3. ИИН с нулем в начале в Excel может отображаться некорректно - система это не примет. Все такие ИИН необходимо проверять вручную и корректировать самостоятельно, чтобы в ИИН было ровно 12 цифр.
4. Если в таблице не хватает учеников, добавьте их в BilimClass и снова выгрузите файл.
5. Если ученик выбыл в пределах отчетного периода - оставляйте его в таблице.
6. Нельзя дублировать ИИН в пределах одного отчетного периода - OrtaBilim не примет файл с дублирующими ИИН.
Если ученик выбыл и снова прибыл в пределах одного отчетного периода, оставьте только последнюю запись.
7. Нерезидентов включать в отчет нельзя - проверяйте, чтобы в таблице были только граждане и резиденты. По этим вопросам обращайтесь непосредственно в OrtaBilim.
8. По вопросам формирования актов, финансирования и работы внутри OrtaBilim обращайтесь напрямую к OrtaBilim: https://t.me/OrtaBilim/2237.
Команда BilimClass может помочь только с вопросами по BilimClass и отправкой данных.
Система не пропустит файл, если в нём есть ученики, которые не числились в школе в отчетный период.
Примечание! Если у вашей организации несколько идентификаторов OrtaBilim (например, у вас несколько зданий по разным адресам), пожалуйста, напишите в нашу службу поддержки.
Служба поддержки принимает звонки и сообщения с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00.
В дни государственных праздников поддержка не работает.
Контакты:
Тел: 8 (707) 944 95 94
Также, вы можете написать нам на What’s App и Telegram.
5. Загрузка отчета в BilimClass
1. После проверки данных нажмите “Загрузить Excel для отправки”.
2. Выберите проверенный файл на компьютере.
3. Система проверит файл на ошибки:
Если ошибки есть - они будут показаны списком, файл не будет отправлен. Необходимо исправить все указанные ошибки и заново загрузить полный файл целиком.
Если ошибок нет - система покажет сообщение об успешной загрузке.
После отправки вы можете проверить переданные данные уже внутри самой системы OrtaBilim.